Teklif ve Proforma Fatura Oluşturma
Müşterilerinize sunduğunuz ürün veya hizmetler için profesyonel teklifler veya proforma faturalar hazırlayabilir, onay süreçlerini takip edebilir ve kabul edilen kayıtları tek tıkla resmi faturaya dönüştürebilirsiniz.
➕ Yeni Teklif / Proforma Nasıl Hazırlanır?
Yeni bir satış teklifi veya proforma fatura oluşturmak için şu adımları izleyin:
- Sol menüde bulunan Satışlar sekmesine tıklayın.
- "Teklifler" menüsünü seçin.
- Sağ üst köşede yer alan +Yeni Teklif Oluştur butonuna tıklayın.
Hesapbilir üzerinde oluşturduğunuz her teklif, aslında bir Proforma Fatura niteliği taşır. Tasarım üzerinden başlığı "Proforma Fatura" olarak güncelleyerek müşterilerinize resmi satış öncesi belge olarak sunabilirsiniz.
Kayıt Formunda Doldurulacak Alanlar:
Açılan sayfada teklifinize/proformanıza ait şu bilgileri tanımlayabilirsiniz:
- Müşteri Bilgisi: Teklifin veya proformanın sunulacağı cari hesabı seçin.
- Teklif Tarihi ve Geçerlilik Süresi: Belgenin ne zamana kadar geçerli olduğunu (vade/opsiyon) belirleyin.
- Ürün/Hizmet Satırları: Satışa konu olan kalemler, miktar, birim fiyat ve KDV oranları.
- İndirim ve Tevkifat: Satır bazlı veya toplam tutar üzerinden yapılacak indirimler.
- Dövizli Proforma: Farklı para birimleri üzerinden (USD, EUR vb.) proforma hazırlama ve kur sabitleme.
- Notlar ve Şartlar: Belgeye özel teslimat şartları, banka IBAN bilgileri veya teknik detaylar.
Yönetim ve Faturaya Dönüştürme İşlemleri
Teklif detay ekranında belgenin yaşam döngüsünü ve sonraki süreçleri yönetebilirsiniz:
- Durum Güncelleme: Kayıtları "Açık", "Kabul" veya "Reddedildi" olarak işaretleyerek satış huninizi takip edin.
- Faturaya Dönüştür: Kabul edilen teklifleri veya proformaları tekrar veri girişi yapmadan anında Resmi Satış Faturasına çevirme.
- PDF Önizleme ve Tasarım: Şirket logonuzun bulunduğu profesyonel proforma fatura dosyasını görüntüleme.
- E-Posta ile Gönderim: Hazırladığınız belgeyi sistem üzerinden doğrudan müşterinizin e-posta adresine iletme.
Bir proforma fatura resmi faturaya dönüştürüldüğünde, sistem otomatik olarak cari hesap bakiyesini günceller. Proforma (teklif) aşamasındaki kayıtlar finansal borç/alacak riski oluşturmaz, sadece bilgilendirme amaçlıdır.
Teklif ve Proforma Tasarımı
Müşterilerinize gönderdiğiniz belgelerin profesyonel görünmesi markanızın algısını güçlendirir. Hesapbilir üzerinde tekliflerinizin başlığını, renklerini ve içeriğini dilediğiniz gibi özelleştirebilirsiniz.
Tasarım Nasıl Özelleştirilir?
Belge şablonunuzu düzenlemek için şu adımları izleyin:
- Sol menüdeki Ayarlar sekmesine gidin.
- "Tasarım Ayarları" veya Teklif detay sayfasındaki "Yazdır" butonunun yanındaki tasarım seçeneklerini kullanın.
- Mevcut şablonlar arasından size uygun olanı seçin veya yeni bir tasarım oluşturun.
Başlığı "Proforma Fatura" Olarak Değiştirme
Eğer hazırladığınız belgenin üzerinde "Teklif" yerine "Proforma Fatura" yazmasını istiyorsanız:
- Belge Başlığı: Tasarım editöründe "Belge Başlığı" alanına gidin.
- Metni Güncelleyin: Buradaki varsayılan "Teklif" yazısını silerek "Proforma Fatura" olarak değiştirin.
- Kaydet: Yaptığınız değişiklikleri kaydettiğinizde, artık tüm çıktılarda bu başlık görünecektir.
Tasarım Editöründe Yapılabilecekler
Tasarım ekranında belgenizi şu özelliklerle zenginleştirebilirsiniz:
- Logo Ekleme: Şirket logonuzu faturanın sağ veya sol üst köşesine yerleştirin.
- Renk Seçimi: Şirket kurumsal renklerinize uygun tablo ve çizgi renkleri belirleyin.
- Sütun Ayarları: Miktar, Birim, KDV, Birim Fiyat gibi sütunları gizleyin veya sıralamasını değiştirin.
- Banka Bilgileri (Alt Not): Ödeme alacağınız IBAN bilgilerini teklifin alt kısmına (Not alanına) sabitleyerek her seferinde yazmaktan kurtulun.
- İmza ve Kaşe: Yetkili imzasını veya şirket kaşesini dijital görsel olarak ekleyin.
Farklı müşteri grupları için farklı tasarımlar oluşturabilirsiniz. Örneğin; yurt dışı müşterileriniz için İngilizce başlıkların olduğu bir "Proforma Invoice" şablonu hazırlayıp, gönderim sırasında bu şablonu seçebilirsiniz.
Önizleme ve Test
Tasarımınızı bitirdikten sonra herhangi bir teklif üzerinden "PDF Önizleme" yaparak;
- Logonun netliğini,
- Sayfa kenar boşluklarını,
- Notlar bölümünün okunabilirliğini mutlaka kontrol edin.
Hesapbilir Mobil Uygulaması
Saha operasyonlarınızı ve proforma süreçlerinizi mobil uygulama ile hızlandırın:
- Müşterinizin yanındayken saniyeler içinde Proforma Fatura hazırlayın.
- Tekliflerinizin onay durumunu anlık takip edin.
- Onaylanan proformaları ofise gitmeden faturaya dönüştürerek süreci başlatın.